Kuliah Kerja Praktek (KKP), Tugas Akhir maupun skripsi adalah kegiatan yang dilaksanakan oleh mahasiswa berupa magang atau observasi di perusahaan atau instansi pemerintah secara terbimbing dan terpau sebagai persyaratan kelulusan. Kegiatan ini merupakan proses perpaduan berbagai komponen pengetahuan teoritis dengan praktek.
Sebelumnya bukan bermaksud untuk menggurui tapi hanya berbagi pengalaman yang telah penulis alami semasa kuliah. Mungkin teman-teman sedang dalam pembuatan atau sekedar mencari informasi untuk melakukan tahap kkp (kuliah kerja praktek) serta skripsi nanti di perguruan tinggi.
Kali ini saja saya akan membahas berbagai tips untuk membuat laporan kkp maupun skripsi.
# Eksternal
1. Pastikan sks-mu telah mencapai untuk mengajukan kegiatan ini yang telah ditentukan.
Yaiyalah semua pasti sudah tau, hehe. Langsung saja next step.
2. Cari informasi dosen yang dianggap baik untuk menjadi pembimbing.
Tanya kepada teman-teman / senior yang telah melakukan kkp duluan. Cari informasi tentang dosen-dosen yang enak dan baik untuk dijadikan dosen pembimbing kita sewaktu kegaiatan ini berlangsung. Namun tips ini tidak berlaku apabila pihak kampus atau peraturan kampus yang menentukan siapa yang jadi dosen pembimbing.
3. Pilih rekan yang sama sedang melaksanakan kegiatan ini.
Hal ini juga berperan sangat penting untuk kelangsungan hidup kkp mu (halah). Tak perlu pintar tapi pilih teman kamu yang rajin agar dapat bekerjasama dengan baik sewaktu mengerjakan laporan kkp. Pilih juga teman yang pandai berbicara agar bisa mempresentasikan laporan kkp kamu dengan baik disaat sidang kkp nanti
4. Cari materi dan referensi.
Aktiflah dalam mencari materi, mulai dari bekas KKP senior atau teman yang sudah menyelesaikan KKP atau di perpustakaan kampus, untuk mempermudah kamu dan kelompok dalam mengerjakan.
5. Tentukan perusahaan/instansi tempat kegiatan berlangsung.
Jangan asal memilih tempat KKP. Usahakan perusahaan atau instansi tersebut memiliki bidang pekerjaan yang sesuai dengan jurusan atau minatmu. Cari tahu juga apakah perusahaan tersebut menerima mahasiswa KKP dan apakah ada pekerjaan yang nantinya bisa dijadikan bahan laporan.
6. Siapkan surat pengantar dan dokumen administrasi.
Biasanya ada beberapa dokumen yang perlu disiapkan, seperti surat pengantar dari kampus, proposal KKP, CV, transkrip nilai, atau dokumen lain sesuai ketentuan kampus dan perusahaan. Sebaiknya urusan administrasi ini disiapkan dari jauh-jauh hari. Jangan sampai sudah menemukan perusahaan yang cocok tetapi KKP tertunda hanya karena surat pengantar belum selesai. Hehe.
7. Cari tahu aturan dari perusahaan.
Setiap perusahaan tentu memiliki aturan yang berbeda. Mulai dari jam kerja, pakaian, absensi, izin, penggunaan fasilitas, sampai aturan mengenai dokumentasi dan data perusahaan. Sebelum mulai KKP, usahakan sudah mengetahui aturan tersebut agar tidak terjadi kesalahpahaman selama menjalankan kegiatan.
8. Bangun komunikasi dengan pembimbing lapangan.
Selain dosen pembimbing dari kampus, biasanya kamu juga akan memiliki pembimbing dari perusahaan. Jaga komunikasi dengan baik. Jangan hanya menghubungi pembimbing ketika membutuhkan tanda tangan atau meminta data untuk laporan. Tunjukkan bahwa kamu memang serius mengikuti kegiatan KKP.
9. Jaga nama baik kampus.
Selama KKP, secara tidak langsung kamu juga membawa nama kampus. Jadi, usahakan menjaga sikap, kedisiplinan, cara berpakaian, cara berbicara, dan etika selama berada di lingkungan perusahaan. Jangan sampai gara-gara satu mahasiswa yang bermasalah, mahasiswa dari kampus tersebut menjadi kurang dipercaya untuk melakukan KKP di perusahaan itu lagi.
10. Siapkan rencana cadangan.
Ini mungkin terlihat sepele, tetapi cukup penting. Kalau perusahaan pertama yang kamu hubungi ternyata tidak menerima mahasiswa KKP, jangan langsung panik. Sebaiknya dari awal sudah memiliki beberapa alternatif perusahaan atau instansi yang bisa dihubungi. Dengan begitu, proses mencari tempat KKP tidak harus dimulai dari nol ketika pilihan pertama gagal.
# Internal
Setelah urusan eksternal selesai, sekarang masuk ke bagian internal. Bagian ini menurut saya justru yang paling penting karena berhubungan langsung dengan proses dan pembuatan laporan.
1. Tentukan topik atau judul sejak awal.
Jangan menunggu sampai selesai baru memikirkan judul laporan. Sebaiknya mulai mencari gambaran topik sejak awal kegiatan.
Selama menjalankan kegiatan ini, perhatikan pekerjaan atau kegiatan apa saja yang kamu lakukan. Dari kegiatan tersebut biasanya akan muncul beberapa ide yang bisa dijadikan topik laporan.
Namun, jangan terlalu cepat menentukan judul sebelum mengetahui kondisi sebenarnya di tempat KKP. Bisa saja judul yang sudah direncanakan ternyata tidak sesuai dengan pekerjaan yang kamu lakukan.
2. Rajin mencatat kegiatan setiap hari
Ini salah satu hal yang sering disepelekan oleh mahasiswa.
Selama KKP, usahakan selalu mencatat kegiatan yang dilakukan setiap hari. Tidak perlu panjang-panjang, cukup tuliskan tanggal, pekerjaan yang dilakukan, bagian atau divisi tempat kamu bekerja, serta hal penting yang kamu pelajari.
Percaya deh, catatan kecil seperti ini akan sangat membantu ketika kamu mulai membuat laporan.
Daripada beberapa minggu kemudian kamu bertanya kepada teman sendiri, "Kemarin kita ngapain ya?" hehe.
4. Dokumentasikan kegiatan KKP
Selain mencatat, jangan lupa untuk mengumpulkan dokumentasi kegiatan. Foto kegiatan, screenshot aplikasi, contoh dokumen, atau bukti pekerjaan lainnya bisa menjadi bahan pendukung laporan.
Tapi tentunya tetap perhatikan aturan perusahaan. Jangan sampai karena ingin mengumpulkan dokumentasi malah mengambil data perusahaan yang sifatnya rahasia.
Kalau ada data yang tidak boleh dibawa keluar, cukup dokumentasikan bagian yang memang diizinkan atau tanyakan terlebih dahulu kepada pembimbing lapangan.
5. Kenali lingkungan dan struktur organisasi perusahaan
Jangan hanya fokus mengerjakan tugas yang diberikan.
Cobalah memahami bagaimana perusahaan tersebut bekerja. Cari tahu struktur organisasi, tugas masing-masing bagian, alur kerja, serta hubungan antara satu divisi dengan divisi lainnya.
Informasi seperti ini biasanya akan sangat berguna ketika membuat bagian profil perusahaan dalam laporan KKP.
6. Jangan malu bertanya
Kalau ada pekerjaan yang belum dimengerti, jangan hanya diam dan menebak-nebak sendiri.
Tanyakan kepada pembimbing lapangan atau karyawan yang memang berkaitan dengan pekerjaan tersebut. Bertanya bukan berarti bodoh. Justru dengan bertanya kita bisa mendapatkan informasi yang lebih jelas dan menghindari kesalahan dalam mengerjakan tugas.
Tapi ada satu catatan: sebelum bertanya, coba pahami terlebih dahulu masalahnya. Jangan sedikit-sedikit bertanya tanpa mencoba mencari tahu sendiri. Hehe.
7. Mulai membuat laporan secara bertahap
Nah, ini penyakit mahasiswa yang paling sering terjadi.
Laporan KKP baru dikerjakan ketika masa KKP sudah selesai.
Akibatnya, semua pekerjaan yang sudah dilakukan selama beberapa minggu harus diingat kembali dari awal. Belum lagi harus mencari dokumentasi, referensi, dan data yang sudah lupa disimpan di mana.
Lebih baik laporan dikerjakan sedikit demi sedikit. Misalnya, setelah selesai kegiatan hari itu, luangkan waktu untuk menulis beberapa paragraf atau merapikan catatan.
Sedikit demi sedikit lama-lama menjadi laporan. Jangan menggunakan prinsip "nanti saja kalau sudah dekat deadline". Percayalah, nanti yang ada malah begadang. :D
8. Sesuaikan laporan dengan pedoman kampus
Setiap kampus biasanya memiliki format laporan KKP yang berbeda.
Mulai dari ukuran kertas, jenis dan ukuran font, margin, sistem penomoran, format halaman, hingga susunan bab laporan.
Jadi, jangan hanya mengikuti laporan milik senior.
Laporan senior bisa dijadikan referensi untuk melihat gambaran umum, tetapi tetap gunakan pedoman resmi dari kampus sebagai acuan utama.
9. Gunakan referensi yang relevan
Dalam membuat laporan, jangan hanya mengandalkan hasil observasi di tempat KKP.
Gunakan juga buku, jurnal, artikel ilmiah, dokumentasi resmi, atau sumber terpercaya lainnya yang berkaitan dengan topik yang dibahas.
Referensi akan membantu menjelaskan teori yang kemudian dapat dikaitkan dengan kegiatan yang kamu lakukan selama KKP.
Dengan begitu, laporan kamu tidak hanya berisi cerita tentang kegiatan selama magang, tetapi juga menunjukkan hubungan antara teori yang dipelajari di perkuliahan dengan praktik di dunia kerja.
11.Rutin konsultasi dengan dosen pembimbing
Jangan menghilang dari dosen pembimbing dan baru muncul ketika laporan sudah hampir selesai. :D
Lakukan konsultasi secara berkala. Tanyakan apakah topik yang kamu ambil sudah sesuai, apakah pembahasannya sudah cukup, dan bagian mana yang masih perlu diperbaiki.
Lebih baik revisi sedikit demi sedikit daripada harus melakukan revisi besar ketika laporan sudah hampir selesai.
12. Jangan takut revisi
Namanya juga laporan, pasti ada revisi.
Kalau dosen memberikan banyak catatan, jangan langsung merasa laporan kita jelek. Anggap saja revisi tersebut sebagai proses untuk memperbaiki laporan agar menjadi lebih baik.
Catat semua revisi yang diberikan. Kalau perlu, buat checklist sendiri agar tidak ada bagian yang terlewat.
13. Persiapkan presentasi dan sidang
Setelah laporan selesai, bukan berarti perjuangan selesai.
Biasanya masih ada tahap presentasi atau sidang KKP.
Mulailah mempersiapkan materi presentasi dari jauh-jauh hari. Jangan hanya membaca laporan saat malam sebelum sidang.
Pahami isi laporan kamu sendiri, terutama bagian latar belakang, tujuan, metode, hasil kegiatan, pembahasan, serta kesimpulan.
Karena percuma laporan tebal sampai ratusan halaman kalau ketika ditanya dosen malah bingung dengan isi laporan sendiri. Hehe.
14. Latihan menjawab pertanyaan.
Coba minta bantuan teman untuk melakukan simulasi sidang.
Minta teman memberikan pertanyaan seperti:
* Kenapa memilih topik tersebut?
* Apa tujuan KKP yang dilakukan?
* Apa saja kegiatan yang dilakukan?
* Apa masalah yang ditemukan?
* Bagaimana cara menyelesaikan masalah tersebut?
* Apa hubungan teori dengan kegiatan yang dilakukan?
* Apa manfaat yang diperoleh selama KKP?
* Apa kesimpulan dari laporan tersebut?
Dengan latihan seperti ini, kamu akan lebih terbiasa berbicara dan tidak terlalu gugup ketika menghadapi sidang yang sebenarnya.
15. Simpan semua file dengan rapi.
Terakhir, jangan lupa masalah administrasi dan file.
Buat folder khusus untuk KKP. Pisahkan antara dokumen perusahaan, dokumentasi kegiatan, referensi, laporan, revisi, dan file presentasi.
Simpan juga backup di cloud storage atau media penyimpanan lainnya.
Jangan sampai setelah berhari-hari mengerjakan laporan tiba-tiba laptop bermasalah dan file laporan ikut hilang. Bisa-bisa bukan cuma laptop yang error, mahasiswanya juga ikut error. :D
# Penutup
Pada akhirnya, KKP bukan hanya tentang mendapatkan nilai atau memenuhi salah satu syarat kelulusan. KKP merupakan kesempatan bagi mahasiswa untuk merasakan secara langsung bagaimana dunia kerja yang sebenarnya.
Mungkin selama KKP kita akan menemukan pekerjaan yang membosankan, mengalami kesulitan beradaptasi, mendapat revisi dari dosen, atau bahkan bingung ketika harus membuat laporan. Itu semua merupakan bagian dari proses.
Jadi, persiapkan KKP sebaik mungkin dari awal. Jangan menunda pekerjaan, rajin mencatat, banyak bertanya, kumpulkan dokumentasi, dan yang paling penting adalah nikmati prosesnya.
Semoga tips sederhana berdasarkan pengalaman ini bisa membantu teman-teman yang sedang atau akan melaksanakan KKP.
Semangat mengerjakan KKP!
Jangan lupa: **kerjakan sedikit demi sedikit dari sekarang, daripada dikerjakan semalam sebelum deadline.** ;)
★ Spam dan link aktif akan otomatis terhapus
★ Kode emoticon [ disini ]